退院に向けた支援では、看護師やセラピストなど、複数の職種がそれぞれ必要な書類を作成します。

一方で、書類ごとに似た情報を何度も入力するなど、職種を越えて重複した作業が発生することがあります。

そこでグループ病院では、AIを使って書類を作るだけではなく、「退院時の情報をどのように整理し、書類へ展開するか」という業務そのものを見直しました。

【課題は、同じ情報を何度も書いていること】

まず行ったのが、多職種が作成していた退院関連書類の整理です。

それぞれの書類に記載している内容を確認すると、職種や書類が異なっていても、重複して入力している情報がありました。

そこで、書類ごとに業務を見るのではなく、「退院時に必要な情報は何か」という視点から整理し直し、入力する情報を標準化しました。

【１つの情報から、複数の書類へ展開する】

再設計後は、退院支援カンファレンスで共有された内容をAIで要約します。

その１つの要約情報をもとに、

看護サマリー
リハビリサマリー
退院報告書

の３種類の退院時書類の原稿草案をAIで作成できる仕組みに変更しました。

それぞれの職種が同じ情報を１から入力するのではなく、１度整理した情報を必要な形式へ展開する考え方です。

これにより、サマリー１件あたりの作成時間は平均約25分から平均約10分となり、約60％の削減につながりました。

【AIを足すのではなく、業務そのものを組み直す】

今回の成果は、作成時間を約15分短縮したことだけではありません。

これまで業務負担から十分に作成できていなかった退院報告書についても作成できるようになり、紹介元への情報提供も再開しています。

今回の取り組みでは、

AIに任せる部分
人が確認する部分
省略できる作業
標準化できる情報

まで含めて、業務全体を見直しました。

単に「書類をAIに書かせる」のではなく、重複していた情報を整理し、１つの情報を複数の業務へ展開できるようにする。

SDX研究所では、AIによって何分短縮できたかだけではなく、その時間を患者さまへの支援や専門的な業務へどのように振り向けられるかまで含めて、業務改善を進めています。